Participación en Ferias

Relacionado con el ejercicio de protocolo de hoy...

Ahí va el siguiente artículo, espero que sea de vuestro interés:

"Para participar en una feria es imprescindible inscribirse con varios meses de antelación, según las normas de la organización, período que puede alcanzar un año. Una vez recibidas las solicitudes, la empresa organizadora procede a la adjudicación de espacios bien por estricto orden de recepción, bien recurriendo al sorteo. En este sentido, es habitual dar un tratamiento preferencial a los participantes asiduos permitiéndoles escoger espacio o asignándoles los primeros puestos.

El precio del stand en una feria va en función de su ubicación y de los metros alquilados pudiendo además contratar servicios adicionales. La organización pone a disposición de los expositores un modelo estándar pudiendo encargar éstos externamente uno a su gusto. El mayor coste de participación corresponde al alquiler del espacio físico, que se cobra por metro cuadrado contratado. La organización establece una superficie mínima de alquiler fijando un escalado de tarifas en función de los metros alquilados. Otras cantidades a pagar por los participantes son:

·         cuota de inscripción, a abonar nada más realizada la solicitud

·         seguro obligatorio de responsabilidad civil y daños materiales

·         participación en gastos generales: agua, electricidad, etc.

Además, la propia organización de la feria ofrece servicios opcionales, entre los que se encuentran

·         inscripción en el catálogo de la feria

·         montaje de moqueta o tarima

·         montaje de stand

·         contratación de azafata o camarero

·         alquiler de mobiliario, nevera, plantas, etc.

·         alquiler de vajilla o cristalería

·         servicio de catering

·         fotógrafo de stand

·         alquiler preferente de plazas de garaje

La máxima del personal que atiende el stand debe consistir en atender a los visitantes mostrando profesionalidad y conocimiento del producto expuesto. Por ello, es imprescindible que sean miembros de la empresa participante resultando el más indicado el personal comercial de la misma. Es de gran importancia que antes de la celebración del certamen sean informados de los objetivos tanto estratégicos como operativos que llevan a la empresa a exponer en dicha feria y que tengan un conocimiento profundo del producto expuesto en la misma.
El personal presente en la feria deberá tomar nota de todos los contactos realizados para realizar después las acciones comerciales correspondientes.

Es importante para el desarrollo de la feria pertrecharse con una buena cantidad de documentación comercial para repartir a los visitantes al stand: revistas comerciales, catálogos de empresa, folletos de producto, etc. Si el stand es corporativo y engloba a compañías de un mismo holding es importante contar con catálogos de todas ellas entregándolos a los clientes en función de sus intereses. Lo mismo ocurre si se trata de divisiones o delegaciones comerciales que distribuyen diferentes gamas de producto.

El personal que atienda el stand deberá contar con tarjetas de visita de todas las empresas y delegaciones representadas para derivar al cliente hacia el centro que pueda atenderle con mayor garantía.

La participación en una feria debe tomarse como una fiesta comercial de la que deben hacerse partícipes a los clientes. Por ello, es habitual en las ferias obsequiar a los visitantes con un pequeño detalle de merchandising, así como a un aperitivo informal.

El mailing es un instrumento clásico de comunicación y en este caso, se recomienda hacerlo especialmente vistoso y atractivo para atraer la atención del visitante. La publicación de notas de prensa y la contratación de publicidad en la prensa especializada también constituyen formas rápidas de contactar con los clientes. Por último, la organización de la feria regala un determinado número de invitaciones a cada expositor que normalmente éste destina a sus clientes más destacados. Los clientes reciben la invitación con una carta personalizada por parte de la empresa y, en ocasiones, se fija una cita con ellos en la propia feria para darles un trato individualizado.

Las tareas a realizar tras la participación a una feria son las siguientes:

• seguimiento de los contactos.
• informe general. En el mismo, se debe recoger el grado de consecución de los objetivos marcados, así como ineficiencias a corregir en próximos certámenes. Así mismo, es conveniente hacer un balance general de la participación en el certamen.
• balance económico. Grado de cumplimiento del presupuesto.
• dossier de prensa, si procede."