Veamos hoy las aplicaciones
de los profesionales del protocolo en el ámbito de la empresa.
“Este profesional tendrá cabida en el gabinete de protocolo de
la empresa, que en infinidad de casos se encuadra dentro del Dpto. de Marketing
y Comunicación.
Puesto que la profesión de protocolo es relativamente reciente,
son muchos los empresarios que no sabrían definir exactamente las funciones de
un profesional en éste campo, por lo que desde aquí haremos un resumen de todas
las cuestiones que puede resolver un protocolista.
No obstante si por el tamaño de su empresa no se puede tener en
plantilla un profesional de éste tipo porque no se genera suficiente volumen de
trabajo para él, si que es recomendable, que ante una necesidad de éste tipo,
se contrate a un profesional en la materia para un periodo determinado.
Sólo un profesional de protocolo sabrá desempeñar las funciones
especificadas a continuación de la manera más propicia.
Además si encargamos al
personal de nuestra empresa la realización de éstas funciones porque se da un
caso aislado, además de no estar especializado, descuidará sus funciones
normales que son necesarias para el rendimiento económico.
FUNCIONES RELACIONADAS CON LA COMUNICACIÓN
INTERNA
Cualquier empresa siempre
tiene unas necesidades comunicativas, tanto a nivel interno entre empleados
como externas, puede ser el ejemplo la difusión y lanzamiento de un nuevo
producto.
Estas acciones comunicativas han de ser precisas y de ese modo
efectivas para lograr los objetivos de nuestra empresa.
Para ello el gabinete de protocolo estará preparado para
realizar lo siguiente:
- Dossier informativo: Se trata de un informe sobre un asunto
concreto de la empresa, solicitado por un directivo o departamento, para
conocer en profundidad un tema.
- Dossier de prensa: Es la recopilación de todas las informaciones
vertidas en prensa sobre nuestra empresa o de asuntos que tienen importancia
para la misma. Puede ser sólo de prensa escrita o también recopilación de otras
informaciones en cualquier otro medio audiovisual.
- Circulares internas: Cuando uno de los departamentos de la
empresa quiere dar a conocer determinada cuestión al resto de la plantilla,
encarga la redacción de una circular interna al Gabinete de Comunicación y/o
Protocolo para que le de el tratamiento más adecuado y lo haga según los
estilos propios de la empresa.
- Manual de estilo: es un libro que recoge y normatiza como
van a ser en cuanto a forma todos los escritos de la empresa, fuentes, colores
corporativos, tamaños, tipos de papel, etc.… tratando de crear un estilo propio
que haga fuerte la imagen de la marca. También estructura la empresa con un
organigrama, define como se van a llevar a cabo las acciones comunicativas y
como actuar incluso ante situaciones de crisis. En definitiva marca los
patrones que se deben seguir para que cualquier escrito de la empresa siga los
estilos que caracterizan nuestra marca. Estará disponible para todos los
departamentos.
- Informe anual: Es una memoria anual de la empresa desde
todos los puntos de vista. Recoge todo lo realizado durante el ejercicio, extracto
de cuentas, acciones comunicativas, reuniones, lanzamientos de productos,
resultados, etc.…
- Preparación de cursos o seminarios: El gabinete de comunicación y/o
protocolo, lanzará y ofertará a la plantilla, cursos sobre determinadas
cuestiones relativas a la empresa para que puedan estar en continuo reciclaje.
- Periódico y/o revista interna: Se trata de un escrito con forma de
periódico o de revista siguiendo los estilos de la empresa y que sirve para
informar a los empleados sobre las acciones llevadas a cabo por la empresa,
lanzamiento de productos, iniciativas, cambios estructurales, cursos, becas, …
Normalmente suele tener carácter mensual o trimestral.
FUNCIONES RELACIONADAS CON LA COMUNICACIÓN EXTERNA
- Nota
de prensa: Elaboración
de notas de prensa siguiendo los patrones adecuados para hacerlo, para informar
y hacer trascender a la opinión pública las informaciones que creamos
pertinentes.
- Artículos: Elaboración
y redacción de un artículo sobre la empresa siguiendo las pautas periodísticas.
Es una fórmula para tener presencia en los medios.
- Entrevistas: Si un
directivo de la empresa va a conceder una entrevista, el Dpto. de Comunicación
y/o Protocolo se encargará de negociar con el medio las preguntas, preparará
las respuestas, asesorará a quien conceda la entrevista sobre la conducta que
debe tomar, que responder, como vestirse, como actuar y como desenvolverse con
naturalidad. Siempre previo a todo esto se hará un estudio del medio de
comunicación.
- Ruedas de prensa: Se realizarán cuando la información que
queremos hacer trascender tenga la suficiente relevancia como para seguir éste
método. El gabinete de comunicación y/o protocolo se encargará de la
organización y preparación así como el asesoramiento a al portavoz de la
empresa que conceda dicha rueda de prensa.
- Elaboración de ficheros de prensa: Es un fichero informático con el nombre
de los periodistas con los que trabajamos, para que medio trabaja, su
trayectoria, que acciones comunicativas hemos llevado a cabo con cada uno de
ellos así como todo aquello que pueda ser relevante para llevar un control de
todas las informaciones que hemos hecho trascender a la opinión pública.
- Control y archivo de las informaciones: Es el almacenaje de todas las
informaciones vertidas en prensa sobre nuestra empresa o asuntos relevantes
relacionados con nuestra actividad. Normalmente se hace en soporte informático
para guardar escritos (mediante escaneo), sonido, videos, etc.…
- Ubicación de los MM.CC. en los actos: El profesional de protocolo definirá los
espacios que ocuparán los medios de comunicación en los eventos organizados por
la empresa para facilitarles el trabajo. Se tendrá en cuenta la iluminación,
dispositivos de sonido, tiempo para las fotos, etc.…
- Acreditaciones: Se realizarán según los cánones vigentes
para tener un control de los asistentes a nuestros eventos.
FUNCIONES RELACIONADAS CON LA HOSTELERIA
En determinados eventos
organizados por la empresa, tendrá lugar una invitación a nuestros asistentes
tras finalizar el acto puramente corporativo.
El profesional de protocolo será quien discrimine según el tipo
de evento, que tipo de invitación de las siguientes es la más adecuada,
aperitivo, vino de honor, cóctel o recepción, buffet, almuerzo, cena de gala,
etc.…
Entre sus funciones estará la contratación del restaurante, la
supervisión del menú, la decoración del lugar, la ubicación de la presidencia y
del resto de invitados, la realización de las invitaciones, así como de todas
las cuestiones derivadas de la organización del evento.
FUNCIONES RELACIONADAS CON LA ORATORIA
Un buen profesional de
protocolo podrá asesorar a los directivos de la empresa acerca de los recursos
y técnicas apropiadas para realizar las comunicaciones verbales.
También ayudará a redactar los discursos en los casos en que
tengan cabida y como desenvolverse en cuanto a la comunicación no verbal,
gestos, la importancia de la sonrisa, etc.…
Por otra parte, al resto de miembros de la empresa, les formarán
sobre como atender una llamada telefónica, como relacionarse con los clientes,
etc.… para que todas las relaciones con nuestros clientes y proveedores sigan
unas normas que den una imagen idónea para nuestros objetivos empresariales.
FUNCIONES RELACIONADAS CON LA IMAGEN
Uso de
banderas: El
profesional de protocolo hará uso de banderas tanto institucionales como de la
propia empresa, en aquellos lugares en que sea conveniente. Siempre siguiendo
las normas existentes al respecto.
Organización de eventos y juntas de accionistas: entre otros aspectos se encargarán de la
ubicación de asistentes, la situación y tratamiento de la presidencia del acto,
realizará las invitaciones a autoridades locales según las fórmulas actuales,
así como todo aquello que pueda desentrañarse de la organización y realización
de un acto.
Regalos: asesorará
a quien tome las decisiones sobre el regalo corporativo más adecuado en cada
caso.
Viajes de empresa: El profesional de protocolo se encargará
de la planificación y contratación de los viajes de empresa tanto como
incentivo para empleados, por desplazamientos de los directivos o como
seguimiento de clientes reales o potenciales.
Congresos: Se
encargará de la planificación y elaboración de todo lo necesario para realizar
un congreso si por cuestiones de imagen o económicas la empresa lo requiere.
Manual Interno de Protocolo: Se trata de la unificación de criterios
para la organización de cualquier acto que realice la empresa. Quedará plasmado
por escrito para que aunque el gabinete de Comunicación y/o Protocolo de la
empresa de cobertura al acto, desde cualquier departamento, tengan unas
nociones básicas de cómo se realizará para beneficiar la imagen de la empresa.
Asesoramiento a Directivos: para reforzar la imagen de la empresa, el
profesional de protocolo asesorará a los miembros de la empresa como actuar,
vestirse, hablar, comportarse en la mesa, afrontar una negociación, etc.…”
